“화상 회의가 아무리 편해도 해외 출장을 100% 줄일 수는 없다. 하지만 열 번 갈 일이 있을 때 한번만 덜 가도 여러 면에서 기업이 얻는 효과는 크다. 우리 회사의 경우 매월 출장 관련 항공료만 2~3천만 원이 드는데, 여기서 3%만 줄여도 1년이면 Lync Online 사용을 위해 투자한 비용을 회수하고도 남는다”
ㅡ토탈소프트뱅크 IT 인프라팀 고재형 대리
토탈소프트뱅크는 과거 컨퍼런스콜 장비를 주요 소통 수단으로 쓰다 비용대비 효율성과 기능성이 우수한 스카이프를 통해 웹 컨퍼런싱을 지원해 왔다. 스카이프를 유용하게 잘 써오던 토탈소프트뱅크는 2011년 또 한번 새로운 가능성에 눈을 뜨게 된다. 태생적으로 일대일 통신에 맞추어진 스카이프와는 비교 불가의 서비스인 Lync Online을 통해 중장기적으로 전사 확산을 고려하던 UC를 시스템 구축 없이 조기 도입하여 글로벌 커뮤니케이션 효율을 즉각적으로 끌어 올릴 수 있는 방안을 찾은 것이다.
토탈소프트뱅크는 2011년 12월 고객과의 커뮤니케이션이 잦은 사용자를 대상으로 Lync Online 계정을 발급해 주었고, 향후 신사옥 건설이 마무리 되는 시점에 맞추어 전사 UC 환경으로 전환해 갈 예정이다.
Situation
부산에 위치한 토탈소프트뱅크는 국내보다 해외에서 더 유명한 업체다. 매출의 90% 이상을 북미, 유럽, 아시아, 중동, 아프리카 등 해외에서 올리고 있으며 세계 시장에서 미국의 나비스 등 유명 업체와 업계 1, 2위 자리를 놓고 겨루는 강소기업(Hidden Champion)으로 잘 알려져 있다.
토탈소프트뱅크의 비즈니스 네트워크는 여러 대륙에 걸쳐 있다. 2012년 1월 현재 프랑스, 홍콩, 이집트, 미국, 중국, 베트남 등지에 6개 해외 사무소를 운영하고 있다. 이처럼 해외 곳곳에 위치한 거점에는 주재원들이 근무하면서 본사와 주요 업무에 대한 논의를 한다. 여러 사무소 주재원들과 본사 관계자들 간 회의가 필요할 때 토탈소프트뱅크는 화상 회의를 이용해 왔다. 그리고 현지 인력 충원시 본사 임원 인터뷰도 화상 회의로 하였다.
이 밖에 고객 미팅에도 화상 회의가 곧잘 활용되었다. 토탈소프트뱅크는 소프트웨어 업종의 특성상 제품을 고객에게 전달하고 난 후 구현 과정까지 지속적으로 고객과 커뮤니케이션을 해야 한다. 그러다 보니 엔지니어들의 해외 출장도 잦고, 해외 주재원 및 고객과 온라인 상에서 회의를 하는 경우도 적지 않다. 이런 업무 특성으로 인해 토탈소프트뱅크 IT 인프라팀은 효율적인 커뮤니케이션 및 협업 도구 도입에 오랜 기간 관심을 기울여 왔다.
토탈소프트뱅크 IT 인프라팀이 심사숙고 끝에 골라 오래 동안 사용한 도구는 스카이프(Skype)였다. 스카이프 서비스를 쓰게 된 이유는 전용 도구를 쓰려면 넘어야 할 산이 너무 많았기 때문이다. 웹 컨퍼런싱 전용 솔루션을 쓰려면 본사뿐 아니라 해외 사무소 그리고 고객사에도 동일한 도구가 구비되어 있어야 한다. 해외 사무소까지야 같은 장비를 쓰면 된다 하더라도 고객들까지 생각하면 전문 솔루션은 현실적이지 않다는 것이 토탈소프트뱅크 IT 인프라팀의 판단이었다.
스카이프는 당초 예상한대 데로 유용한 서비스였다. 하지만 업무용으로 쓰기에는 아쉬움이 많았다고 한다. 이와 관련해 토탈소프트뱅크 IT 인프라팀 고재형 대리는 “상대 쪽은 한명인데 우리 쪽에서 여럿이 참석할 때 스카이프가 설치된 노트북을 빔 프로젝터에 연결해 화상 회의를 했다”라며 “이런 경우 상대 쪽에서는 우리 회의실에 참석한 사람들 개개인의 얼굴 구분도 안되고 음성 역시 화면과 딱 맞게 전달되는 것이 아니라 약간의 시간차를 두고 들리는 등 불편한 점이 많았다”고 말했다. 이런저런 이유로 새로운 대안을 찾던 고재형 대리의 눈에 2011년 Lync Online이 들어오게 된다.
토탈소프트뱅크 IT 인프라팀이 Lync Online에 주목한 이유는 관리 부담을 안고 가지 않고도 스카이프의 불편함을 당장 해소할 수 있었기 때문이다. 즉 신규 시스템 도입 없이 사용자들에게 최선의 대안을 바로 제시할 수 있는 방법이 바로 Lync Online 서비스였던 것이다.
일반적으로 중소ㆍ중견기업 IT 부서의 인력은 서너 명인 반면 이들에게 주어진 업무 범위는 넓고 해야 할 일도 많다. 토탈소프트뱅크의 경우 다른 업종에 비해 이런 부담이 더 큰 편이다. 고재형 대리는 “소프트웨어 개발이 주력 사업이다 보니 다른 업종에 비해 IT 부서에서 관리해야 할 시스템 수가 많다”라며 “제조업처럼 ERP나 SCM 등과 같이 큰 시스템 한 두 가지만 신경쓰면 되는 것이 아니라 형상 관리 문서 관리, 프로젝트 관리 등 업무상 중요한 시스템들이 즐비하다”고 말했다. 이런 현실 속에서 Lync Online은 이상적인 선택이었다.
Lync Online은 관리의 편의성뿐 아니라 기능성 면에서도 토탈소프트뱅크 IT 인프라팀이 바라던 바에 부합되었다. 고재형 대리는 “스카이프를 대체할 도구로 웹액스(WebEx) 등의 솔루션들을 알아 보던 차에 오피스 365를 접하게 되었다”라며 “우리가 찾았던 것은 화상, 음성, 자료 공유 등 회의와 협업에 필요한 모든 기능이 하나로 묶여 있는 것이었는데 오피스 365의 Lync Online이 딱 그런 서비스였다”고 말했다.
토탈소프트뱅크 IT 인프라팀은 더 이상 주저할 이유 없이 2011년 12월부터 본격적으로 Lync Online 계정을 신청해 업무에 사용하였다. 실제 사용자 계정 등록을 하는 가운데 토탈소프트뱅크 IT 인프라팀은 클라우드 서비스가 갖는 이점을 직접 체감하게 된다.
토탈소프트뱅크 IT 인프라팀은 우선 50명의 사용자를 선별했다. 해외 주재원이나 고객과 회의가 잦은 사용자를 따로 구분해 이들에게 Lync Online 계정을 우선 발부한 것이다. 업무상 필요한 이에게 맞춤형으로 업무 지원을 한 셈이다. 추후 사용자 계정 추가는 신규 시스템을 들이듯 복잡한 과정 없이 계정 신청 만으로 간단히 할 수 있어 시스템 구축처럼 몇 년 앞을 예상하고 준비를 하는 것이 아니라 현재의 필요 그 이상도 이하도 아닌 조건에 맞추어 투자를 한 것이다.
제 때, 필요한 만큼의 투자를 할 수 있다는 점을 토탈소프트뱅크 IT 인프라팀이 높이 평가하는 이유는 바로 UC(Unified Communications)에 대한 중장기 로드맵을 추진하는데 있어 중복 투자 없이 업무 혁신을 지속할 수 있기 때문이었다. 토탈소프트뱅크는 2011년 신규 사옥 부지를 매입하고, 2012년 본격적인 건설에 들어갔다.
토탈소프트뱅크 IT 인프라팀은 신규 사옥 입주와 때를 맞춰 FMC(Fixed Mobile Convergence) 기반의 UC 체제로의 전환을 계획하고 있다. Lync Online은 차세대 UC 체제로의 전환을 빅뱅 방식이 아니라 지속적으로 실행해 갈 수 있는 길을 열어 주었다.
토탈소프트뱅크 IT 인프라팀이 로드맵 차원에서 전사 UC 도입을 추진해 가는 데 있어 든든한 조력자 역할을 하는 업체가 있다. 바로 한국마이크로소프트의 파트너인 일아아이티가 그 주인공이다. 일아아이티는 사옥 입주 때까지 UC 도입을 미루는 것이 아니라 Lync Online을 통해 현재 시점의 업무적 필요를 충족시켜가면서 미래를 준비해 갈 수 있는 방향성을 제시하였다.
일아아이티가 안내한 방향은 향후 전사 UC 체제로 전환할 경우 사내에 Lync Server를 직접 들여오는 것이다. 프라이빗 클라우드 방식으로 본사 및 해외 주재원 대상으로 UC 서비스를 제공하자는 계획인 것이다. 참고로 오피스 365의 경우 플랜 E4를 이용할 경우 Lync Voice & PBX(Lync Plus CAL for Lync Server) 조건을 활용해 사내 서버를 통해 본사 및 해외 지사를 대상으로 한 사설 클라우드 형태의 UC 서비스 제공이 가능하다.
Benefits
데모 시연도 화상 회의로 거뜬
Lync Online과 기존 스카이프를 통한 화상 회의의 가장 두드러진 차이는 출장이 줄어 든다는 것이다. 단순히 서로 얼굴 보고 이야기를 나누는 것이 아니라 마치 한 자리에 있듯이 자료를 보며 회의하는 것이 가능해진 결과다. 특히 제품 데모 시연을 위해 출장을 가야만 했던 일까지 웹 컨퍼런싱으로 할 수 있다는 점에 토탈소프트뱅크는 만족스러워 하고 있다.
고재형 대리는 “솔루션 시연을 위해 데모 노트북을 가지고 출장을 가는 것은 당연한 일이었다”라며 “그러던 것이 지금은 굳이 출장을 가지 않더라도 화상 회의를 하는 가운데 화면 공유 기능을 써서 데모를 시연하고 추가적인 자료 요청이 있을 때 바로 보여줄 수 있게 되었다”고 말했다.
웹을 통한 데모 시연에 대한 고객의 반응도 긍정적이라고 한다. 고재형 대리는 “직접 만나서 얼굴을 맞대고 회의하자고 요구하는 고객도 많다. 이런 고객들도 Lync Online을 활용한 대면 미팅을 하고 나면 만족스러운 반응을 보이고 있다”라고 말했다.
1년이면 ROI 뽑아
Lync Online으로 출장 횟수를 줄이는 것이 갖는 효과는 기대 이상이다. 고재형 대리는 “화상 회의가 아무리 편해도 해외 출장을 100% 줄일 수는 없다”라며 “하지만 열번 갈 일이 있을 때 한번만 덜 가도 여러 면에서 기업이 얻는 효과는 크다” 고 말했다. 그는 또한 “우리 회사의 경우 매월 출장 관련 항공료만 2~3천만 원이 드는데, 여기서 3%만 줄여도 1년이면 Lync Online 사용을 위해 투자한 비용을 회수하고도 남는다. 1년 이면 ROI 효과를 볼 수 있다는 소리다”고 덧붙여 설명했다.
TCO 역시 Lync Online은 직접 구축 방식과 차이를 보였다. 고재형 대리는 “서버와 솔루션을 들여와 구축하고 5년 단위로 버전 업그레이드를 한다고 가정했을 때 클라우드와 직접 구현 간의 TCO 차이는 대략 2배 정도 나는 것으로 추정하고 있다”고 말했다.
고객 눈높이에 맞는 협업
인프라팀은 IT 화상 회의를 위해 고객이 특별히 준비할 것이 없다는 점 또한 Lync Online의 중요한 장점으로 꼽고 있다. 고객이 Lync Server를 운영하지 않거나 Lync Online 계정이 없어도 서로 연결되는 데 아무런 문제가 없다는 것을 높이 평가하고 있는 것이다.
실제로 토탈소프트뱅크 관계자가 회의에 고객을 초대하고자 할 때 고객이 준비해야 할 것은 무료로 배포되는 Lync Attendee 클라이언트 프로그램을 설치하거나 웹 브라우저만 있으면 쓸 수 있는 Lync Web App을 이용하는 것뿐이다. 간단히 말하자면 PC를 쓰고 인터넷을 쓸 수 있다면, 전 세계 어디에 있는 고객이건 온라인 모임에 초대할 수 있다는 소리다.
한편 메신저 관점에서 봐도 고객은 특별히 준비할 것 없이 Lync Online을 쓰는 토탈소프트뱅크 직원들과의 커뮤니케이션이 자유롭다. 고재형 대리는 “국내의 경우 네이트온 그리고 해외의 경우 AOL, MSN 등이 Lync Online과 연동되기 때문에 메신저를 통한 커뮤니케이션 역시 서로 동일한 환경으로 맞출 필요가 없다”고 말했다.
문서 작업시 협업 빈번해져
토탈소프트뱅크의 경우 Open Value 라이선스 계약을 맺고 있어 조직원들이 최신 버전인 오피스 2010이 출시되자 마자 업그레이드를 바로 해 쓰고 있다. Lync Online은 오피스 2010의 활용 가치도 높여주고 있다. Word 상에서 Lync Online 사용자들 간에 서로 상태 정보를 확인해 바로 질문과 답변을 주고받을 수 있는 기능(Click to communicate) 덕에 문서 관련 협업이 더욱 빈번해지는 부수적인 효과까지 거두고 있는 것이다.
UC의 시금석
토탈소프트뱅크 IT 인프라팀은 Lync Online이 사옥 신축과 함께 전사 확산할 UC의 시금석이 될 것이라 기대하고 있다. 사내 시스템을 구축하지 않고도 UC의 가능성을 사전에 충분히 경험할 수 있는 좋은 기회라 여기는 것이다. 토탈소프트뱅크 IT 인프라팀은 우선 Lync Online을 통해 UC가 업무 및 조직 문화에 자연스럽게 스며들 수 있는 시간을 충분히 갖는 가운데 일아아이티와 함께 전사 UC 적용에 대한 상세한 전략과 계획을 수립해 나갈 예정이다.
김보위 기자
bowi@dailygrid.net