“기존 본사 사용자들이 이용하던 그룹웨어의 3년간 TCO를 따졌을 때 60% 수준의 비용으로 본사는 물론 관계사 및 해외 법입과 영업 사무소 모두를 위한 소통 및 협업 서비스를 제공할 수 있게 됐다”

ㅡ 인피니트헬스케어 변시섭 부장

여러 방안을 검토한 끝에 인피니트헬스케어는 가장 현실적인 대안으로 클라우드를 선택했다. ‘다국어 지원’, ‘글로벌 기술지원 용이’, ‘웹 접근 속도’ 등의 기준을 정한 인피니트헬스케어는 마이크로소프트 Office 365와 구글 앱스를 놓고 세세한 부분까지 평가를 하였다. 그리고 최종 승자로 Office 365의 손을 들어 주었다. 인피니트헬스케어는 글로벌 기술 지원 부문에서 Office 365가 차별화된 신뢰성과 파트너망을 확보하고 있다는 점을 높이 평가했다.

Office 365 도입을 시작으로 인피니트헬스케어는 690명이 넘는 임직원을 위한 글로벌 단일 그룹웨어 환경을 이용하게 되었고, 동시에 스마트워크 추진의 새로운 동력원을 확보하게 되었다.

Situation
1997년 설립된 인피니트헬스케어는 창업 초기부터 세계 시장의 문을 두드렸다. 이런 과감한 도전 정신은 2006년 9개였던 수출 국가를 2010년 29개까지 늘리는 성과로 이어졌다. 이런 성장세 속에서 인피니트헬스케어는 조직 차원의 사세 확장에도 속도를 높여가고 있다.

2010년을 전후하여 인피니트헬스케어는 조직 안팎으로 외연의 확장을 거듭하고 있다. 안으로는 국내외 인력 충원이 계속 이루어졌고, 밖으로는 연관 분야 업체와의 비즈니스 시너지 창출을 위한 인수합병이 추진되었다. 참고로 2011년 현재 인피니트헬스케어는10개 해외 법인을 운영하고 있다. 그리고 TI 메디컬시스템즈, 제론헬스케어 등의 계열사를 보유하고 있다.

조직이 안팎으로 급격히 커지면서 인피니트헬스케어는 나름의 성장통을 겪게 된다. 글로벌 비즈니스 거점 간의 소통과 협업 그리고 더 나아가 계열사와의 화학적 결합에 어려움을 겪게 된 것이다.

인피니트헬스케어 본사의 경우 일찌감치부터 ERP를 중심으로 한 기간계 시스템들과 그룹웨어 구축 등 사용자들의 업무 편의를 위한 IT 투자를 아끼지 않았다. 하지만 관계사로 편입되는 기업들의 경우 플랫폼이 다르거나, 작은 조직의 경우 수기로 업무를 처리하는 곳이 있는 등 IT 수준과 환경이 달라도 한참 달라 시스템 차원의 원활한 소통과 협업이 쉽지 않았다.

이와 관련해 인피니트헬스케어 변시섭 부장은 “관계사로 편입된 회사지만 업무차 해당 업체 담당자와 연락할 일이 생겨도 누가 책임자인지 몰라 몇 번의 문의를 거쳐 연결되는 경우가 많았다”며 “본사와 관계사 간 시너지 창출을 바라기에는 소통의 벽이 너무나도 높았다”고 말했다.

문화적, 화학적 조직 통합을 더 이상 미룰 수 없다고 판단한 인피니트헬스케어는 2000년대 후반 구축해 운영하던 본사 그룹웨어의 확대ㆍ개편을 검토하게 된다. 본사 사용자가 가장 많고, 본사의 비전과 전략 그리고 문화를 뿌리로 관계사를 엮어가고자 한 것이다. 하지만 이 방법은 너무 큰 무리가 따름이 밝혀졌다.

인피니트헬스케어는 우선 본사에서 쓰던 그룹웨어 상에 시범적으로 인수 업체 한 곳을 통합해 보려 했다. 변시섭 부장은 “관계사지만 독립채산제 구조기 때문에 기존 그룹웨어에 신규 부서하나 추가하듯이 할 수는 없었다”라며 “독립적인 조직이 서로 리소스를 공유하는 멀티 테넌트(multi-tenant) 구조가 되어야 하는데 이를 위해 너무 많은 비용이 들어 엄두를 낼 수 없었다”라고 말했다. 한 개 회사를 합치는 것만도 큰 부담인데 관계사 전부를 대상으로 시스템을 확장할 경우 눈덩이처럼 투자 비용이 커질 것이 뻔히 보였던 것이다.

Solution
인피니트헬스케어는 관계사 통합을 검토하면서 한 가지 사실에 눈을 떴다. 자사의 필요에 맞게 최적화한 그룹웨어가 결국 경직성 때문에 조직에 변화가 생길 때 발목을 잡는다는 것이었다.

변시섭 부장은 “인피니트헬스케어의 그룹웨어는 우리의 업무에 아주 잘 맞게 만들어졌다”며 “몸에 꼭맞는 옷처럼 편안함은 있지만 키가 자라듯 조직이 커지면 결국 감당을 못하는 경직성을 가지고 있었다”고 말했다. 또한 그는 “조직 통합을 고민하면서 소통과 협업의 경우 잘 만들어진(Well-made) 표준 제품을 사용하는 것이 비용 효과가 좋고 각종 변화에 더 유연하게 대응할 수 있다는 것을 알게 되었다”고 덧붙여 설명했다.

과도한 커스터마이징이 갖는 한계를 체감한 인피니트헬스케어는 자연스럽게 클라우드로 눈을 돌렸다. 현재의 필요만 볼 것이 아니라 조직의 미래를 감안했을 때 지사나 관계사가 늘때마다 신속하고 유연하게 조직 통합을 하기 위해서는 클라우드가 이상적이라고 생각한 것이다.

클라우드로 마음을 정한 인피니트헬스케어는 2011년 초부터 여름까지 주요 업체들에 연락도 취해보고 서비스 제안 설명도 받아보는 등 사전 정보 수집에 나섰다. 이 과정에서 인피니트헬스케어는 도입 원칙으로 ‘다국어 지원’, ‘글로벌 기술지원 용이’, ‘웹 접근 속도’ 등을 세우게 된다. 기준이 명확해지자 여러 서비스들의 장단점이 명확히 구분되었다.

변시섭 부장은 “Google Apps 제안 설명을 받고 싶다는 메일을 구글에 보냈는데, 두달 가까이 지나서 한국에 있는 파트너로부터 연락이 왔다”라며 “당시 들었던 생각은 구글 서비스를 쓰다 어려움이 생겼을 경우 똑같이 오랜 시간이 걸리지 않을까라는 우려였다”고 말했다. 본사는 차치하더라도 9개 해외 법인과 25개 해외 사무소를 생각했을 때 각 지역에서 적시 기술지원을 받을 수 있다는 확신을 할 수 없었던 것이다. 반면에 Office 365는 국내는 물론 전세계 어디서나 균일한 기술지원에 대한 보장을 받을 수 있다는 점이 달랐다.

인피니트헬스케어는 Office 365 도입을 결정하고, 2012년 본사를 시작으로 계열사 법인을 대상으로 소통과 협업 채널 통합을 이행해 갈 계획이다.

Benefits

클라우드 전환에도 변화 관리 부담 없음
 Office 365로의 전환은 인피니트헬스케어 사용자들에게는 사실상 큰 차이로 다가오지 않는다. 인피니트헬스케어는 공용 클라우드를 이용하는 가운데 본사 사용자들의 경우 일정 기간 Exchange Server, SharePoint Server, Office Communications Server 기반으로 개발된 기존 그룹웨어도 함께 접근할 수 있도록 할 예정이다. 기존 환경에 많은 데이터들이 쌓여 있는데, 이를 일일이 마이그레이션하기 보다 기존 정보가 필요할 경우 자유롭게 참조할 수 있게 하고 새로운 정보 자산들은 Office 365 서비스 상에서 축적되도록 할 계획이다.

변시섭 부장은 “기존 그룹웨어에는 표준 규격을 벗어나는 우리 회사만의 자료나 애플리케이션들이 많아 클라우드로 100% 이관하려면 시간과 비용이 든다”며 “그래서 당분간 기존 그룹웨어 서비스도 유지할 계획인데, 다행인 것은 마이크로소프트 솔루션 기반으로 개발된 그룹웨어라 Office 365와 연계가 매끄럽다는 것이다. 사용자는 단 한번의 로그인(SSO)으로 두 서비스를 자유롭게 오갈 수 있다”고 말했다. 그는 또한 “만약 구글을 선택했다면 한번에 모든 체제를 바꾸어야 했을 것이고, 기존 자료가 필요할 경우 이 서비스 저 서비스를 오가며 복잡하게 일을 했을 것”이라고 덧붙여 설명했다.

그룹웨어 TCO 60% 수준에 전사 활용
해외 법인과 지사 그리고 관계사 모두를 위한 소통과 협업 플랫폼을 이용하는데 드는 비용은 과거 본사에서 그룹웨어에 들었던 것보다 적게 든다. 변시섭 부장은 “기존 본사 사용자들이 이용하던 그룹웨어의 3년간 TCO를 따졌을 때 60% 수준의 비용으로 본사는 물론 관계사 및 해외 법입과 영업 사무소 모두를 위한 소통 및 협업 서비스를 제공할 수 있게 되었다”고 말했다.

이외에 숨은 비용 절감 효과도 있다. 바로 학습 비용이다. 변시섭 부장은 “서비스 선정시 구글의 경우 자유도가 너무 높다는 점도 마음에 걸렸다”라며 “모든 것을 알아서 잘 찾아 사용하는 구글 매니아라면 문제 없겠지만 현실은 그렇지 않다. 모든 직원이 매니아가 아닌 이상 여러 기능과 서비스를 알아서 잘 연결해 쓸수 없기 때문에 사용자 업무 환경 변화에 따른 교육이 수반되어야 한다”라고 말했다.

반면에 Office 365는 기존에 오피스를 가지고 업무를 보고 그룹웨어 상에서 헙업을 하던 것과 크게 다를바 없어 학습 비용도 절감되고 사용자 역시 새로운 것에 익숙해질 때까지 겪게 되는 업무 피로도를 줄일수 있다는 점이 다르다.

스마트워크 가속
Office 365는 본사와 관계사 간 플랫폼 통합에만 그 쓰임이 그치지 않는다. 변시섭 부장은 Office 365가 스마트워크 확산의 속도를 높이는 가속 페달이 되었다고 말한다. 그는 “스마트워크에 대한 이야기도 쭉 있어왔지만 밀도 있게 진행되지 못하던 상황이었는데 Office 365로 인해 탄력을 받기 시작하고 있다”라고 말했다.

인피니트헬스케어는 최근 몇 년 사이 직원 수가 늘면서 사무 공간 문제가 불거졌다고 한다. 같은 건물 내 사무실을 추가로 임대하는 등 대응을 해왔지만 근본적인 문제 해결책은 아니었다. 사무실 공간은 비좁아지는 반면 특정 사용자들의 책상은 대부분 비어있는 일이 잦았다. 여기서 힌트를 얻은 인피니트헬스케어는 외근이 잦은 인력을 대상으로 좌석 공유제, 사무실 내 공용 업무 공간 활용 등의 실험을 하였다.

그리고 2011년부터 대고객 영업 및 지원 관련 업무 시스템을 클라우드 서비스화 하는 작업을 하였다. 이 두 작업은 서로 다른 것같지만 결국 Office 365와 함께 스마트워크로 귀결되고 있다. Office 365가 공간, 기술, 사람을 조화시키며 연쇄 상승 효과를 일으키고 있는 것이다.

변시섭 부장은 “이전에는 제품 교육이나 데모 시연 등을 위해 PC를 일일이 들고 다니며 사용했다”라며 “이런 불편을 줄이기 위해 관련 대고객 및 딜러용 업무 시스템을 클라우드화 하는 작업을 2011년 중반 진행하였고, 고객과의 접점에 있는 직원들에게 태플릿을 보급해 언제 어디서나 온라인 상에서 서비스에 접근할 수 있다”고 말했다.

그는 또한 “이들은 공유 좌석제나 사무실 내 공유 업무 공간에서 일을 보곤 했는데, 이제 굳이 사무실이 아니라도 Office 365를 활용해 업무를 볼 수 있게 되었다. 앞으로 관계사 및 해외 지사에서도 이런 식의 스마트워크를 할 수 있도록 할 계획이다”라고 말했다.