"제약업은 건강보험심사평가원의 약품 단가, 보험 수가, 의료 기관과 도매 업체를 대상으로 한 직간접 판매 채널 등 고려해야 할 업종 만의 특징이 있다. 회계, 영업, 구매 등의 기본적인 ERP 모듈 외에 제약업만의 특성을 Microsoft Dynamics NAV 상에 반영해 잘 사용해 왔다”

ㅡ 먼디파마 코리아 전략사업부 전산담당 서승범 차장

한국먼디파마는 제약제품의 특성을 반영한 유통기한 관리, LOT 관리 등에 NAV 시스템을 적용했고, 재고, 수불관리, 회계관리 등도 안정적으로 운영하고 있다. 또한, 다양한 판매나 물류 채널에 대해서도 기존 시스템과의 전산 연계가 가능하게 상호 지원과 업그레이드를 진행했다.

텍투라코리아는 먼디파마와 6년 이상의 장기간동안 파트너 관계를 유지하면서 지속적으로 NAV시스템을 업그레이드했다. 또한 먼디파마의 업무 프로세스 개선을 위해 아낌없는 지원과 서비스 제공을 위해 노력하고 있다.

흩어진 업무와 시스템을 단일화 관점에 통합
먼디파마 코리아는 1998년 4월부터 국내에서 본격적인 영업과 마케팅 활동을 펼쳐온 기업이다. 설립 이후 먼디파마 코리아는 옥시콘틴®, 타진®, 노스판®, 지트람® 등 수입 약품 수를 늘리는 가운데 만성 질환 치료제와 진통제 부문에서 브랜드 가치를 쌓았고 이를 토대로 성장 가도를 달려오고 있다. 이런 가운데 먼디파마 코리아는 2007년 대대적인 경영 혁신에 나서게 된다. 회계, 영업 등 부서 별로 각자 운영하던 업무 시스템을 ERP라는 하나의 큰 틀 안에 묶어 내는 작업을 한 것이다.

ERP 구축 이전 먼디파마 코리아의 업무 환경은 비슷한 규모의 여타 제약 회사와 크게 다를 바 없었다. 회계, 영업 관리 등 전용 업무 시스템들이 따로따로 운영되었고 그러다 보니 부서 간 업무 프로세스나 데이터에 대한 단일화된 관점을 가질 수 없었다. 자연히 업무는 효율적이지 못했고 그 결과 각 부서 담당자들은 각종 업무 정보를 주고받기 위해 많은 양의 Excel 문서를 만들어 교환하고 데이터들의 짝을 일일이 맞추어 봐야 하는 불편을 감수해야 했다.

이런 이유로 먼디파마 코리아는 회계, 영업, 구매, 물류 등 회사의 제반 업무 전체를 표준화된 프로세스 상에 새로이 정립하고 모든 비즈니스 활동이 회계적으로 투명하게 귀결될 수 있도록 Microsoft Dynamics Navision(이하 NAV) 3.6 버전을 도입해 2007년 ERP를 구축하였다.

또 한번의 혁신, ERP 2.0의 시대를 열다!
구축으로 업무 선진화를 이뤄낸 먼디파마 코리아는 2011년 말 ERP 세대 교체를 검토하게 된다. 취급하는 의약품 수가 늘고 더불어 고객층도 더 두터워 지는 가운데 조직 규모가 100명에서 200명으로 두 배 가까이 늘면서 기존 ERP보다 조금 더 확장된 개념으로 ERP를 받아드릴 때를 맞이한 것이다.

2011년 말 두 번째 선택의 기로에 선 먼디파마 코리아는 주저 없이 Microsoft Dynamics NAV 2009를 선택했다. 이와 관련해 먼디파마 코리아 전략사업부 전산담당 서승범 차장은 “Microsoft, SAP, Oracle 등 주요 업체의 ERP를 모두 다루어 본 경험에 비추어 다양한 프로세스를 통합 관리한다는 기본 철학에 충실하다면 어떤 것을 선택해도 문제가 없다고 본다”라며 “다만 회사의 상황과 조건에 부합하는 것이 최선의 선택이라 할 수 있는 데 Microsoft Dynamics NAV는 1천 명 내외의 중소 규모 사업장에 딱 맞을 뿐 아니라 제약 회사 업무 개념에도 잘 부합하기 때문에 먼디파마 코리아에게 가장 적합했다”고 말했다. 그는 또한 “기존 3.6 버전을 잘 써오던 터라 사용자 혼란을 최소화 한다는 점에서도 이점이 컸다”고 덧붙여 설명했다.

제약업에 딱 맞춰 커스터마이징
먼디파마 코리아의 차세대 ERP 사업은 텍투라코리아에서 주관하였다. 2007년 프로젝트 당시 이미 제약업이 요구하는 기본적인 요구 사항은 커스터마이징을 통해 최적화가 되어 있었다. 이와 관련해 서승범 차장은 “제약업은 건강보험심사평가원의 약품 단가, 보험 수가, 의료 기관과 도매 업체를 대상으로 한 직간접 판매 등 고려해야 할 업종 만의 특징이 있다”라며 “회계, 영업, 구매 등의 기본적인 ERP 모듈 외에 제약업만의 특성을 Microsoft Dynamics NAV 상에 반영해 잘 사용해 왔다”고 말했다.

이처럼 잘 사용하던 ERP를 놓고 먼디파마 코리아와 텍투라코리아는 기존에 개발한 커스터마이징 코드를 어느 선까지 재사용할 지를 놓고 머리를 맞대었다. ERP 업그레이드를 함에 있어 불 필요한 부분까지 가져갈 이유는 없었다고 본 먼디파마 코리아는 기존에 개발된 모듈 목록을 뽑아 관계 부서 현업 사용자들을 일일이 찾아 다니며 의견을 물었다. 쓰지 않는 부분과 없으면 안 되는 중요한 기능을 잘 구분해 마이그레이션에 드는 수고를 더는 동시에 제약업에 더욱 딱 맞는 ERP를 만들고자 한 것이다.

한편 커스터마이징 코드를 옮기는 것 못지 않게 먼디파마 코리아가 신경을 쓴 부분이 하나 더 있다. 바로 데이터 마이그레이션이었다. 기존 ERP 데이터를 가급적 변형이나 손실 없이 가져와 현업 사용자들이 데이터 정합성 이슈를 겪지 않고 과거와 현재 데이터를 활용할 수 있게 하고자 한 것이다. 서승범 차장은 “현업 사용자들의 업무 연속성 보장을 위해 기존 데이터를 최대한 살리려 했다”라며 “고객의 과거 원장 기록을 볼 수 없다면 담당자들의 업무 연속성 보장이 어려워 진다. 이에 고객 잔고와(Customer Balance) 관련해 과거 거래 원장(Customer Ledger)까지 모두 살려 두어 송장(Invoice) 발행 및 지불(Payment) 내역 등 이전 기록을 아무런 불편 없이 참조 가능하게 했다”고 말했다.

현업 눈 높이에서 변화 관리
ERP 구축이나 업그레이드는 모두 현업의 열광적인 지원보다는 심리적인 저항을 받는 것이 일반적이다. 새로운 무엇인가에 익숙해져야 한다는 것이 주는 부담으로 현업들이 새로운 것을 꺼리기 때문이다. 이런 이유로 ERP 프로젝트에서 사용자 대상 변화 관리의 중요성은 상당히 크다. 이런 점에서 볼 때 먼디파마 코리아의 사용자 변화 관리는 귀감이 되는 예라 할 수 있다. 먼디파마 코리아가 택한 방법은 현업의 고충을 어떻게 풀어 줄 수 있는지 직접 보여주는 것이었다.

서승범 차장은 “현업의 눈 높이에서 ERP 업그레이드 후 어떻게 그들의 업무 처리가 편리해 지는 지를 교감하려 했다”라며 “예를 들어 리커링 저널(Recurring Journal)을 이용해 몇 단계를 거쳐 복잡하게 비용을 정산하던 방식을 보여주고 텍투라코리아에서 개발한 기능을 통해 정산했을 때 일이 얼마나 간단해 지는 지를 알려주는 것처럼 시나리오를 가지고 구체적인 그림을 그려가며 ERP 업그레이드 이유와 배경을 설득해 나아갔다”고 말했다.

새로운 기능이나 절차 관련 심리적 저항과 달리 UI(User Interface)에 대한 사용자 거부감은 애초부터 없었다. Windows 7과 Office 2007을 표준 데스크톱 환경으로 사용하는 먼디파마 코리아 사용자들에게 Microsoft Dynamics NAV 2009의 화면은 친숙함 그 자체였다. Office 2007 화면과 별반 다를 게 없었고 ERP 사용자들이 자주 쓰는 Excel의 단축키 마저 유사하다 보니 UI 차원의 어색함이 없었던 것이다.

그룹웨어 역할까지 하는 똑똑한 ERP
ERP 업그레이드를 하면서 새롭게 강화된 부분도 많았다. 대표적인 것이 지출 저널(Expense Journal) 모듈이다. 그룹웨어를 통해 보통 처리하는 지출 품의와 결제 승인 등 일련의 과정을 ERP에 녹여 낸 것이다.

먼디파마 코리아는 그룹웨어를 운영하고 있지 않았고 중장기적으로 ERP, CRM 등을 단일 창구화 하기 위한 EP(Enterprise Portal) 구축 의지가 있었다. 그러던 가운데 이번 EPR 업그레이드를 하면서 조직원들이 좀더 쉽게 지출 품의를 올리고 비용을 정산 받을 수 있도록 하자는 아이디어를 떠올리게 되었다. 지출 결의 과정을 ERP 프로세스화 하고자 한 것이다 서승범 차장은 “전자적 사인 즉, 승인 과정만 없을 뿐이지 일반적인 그룹웨어의 지출 결의 프로세스와 크게 다를 바 없다”라며 “조직원이 100명에서 200명으로 늘어난 현재 ERP 지출 모듈이 업었다면 지출 관련 양식 작성과 처리에 따라 업무 처리 부담이 상당히 커졌을 것”이라고 말했다.

ERP의 신뢰성 더욱 높여
Microsoft Dynamics NAV 2009로 업그레이드가 완료된 후 가장 눈에 띄는 효과는 바로 데이터의 신뢰성이 높아졌다는 것이다. 기존 3.0 버전 환경에서는 회계 마감이 이루어진 상황에서 매출이 발생할 경우 시스템이 원가 보정을 위해 과거의 데이터가 수정되었는데, 이로 인해 이전 보고자료와 시스템간의 불일치가 일어나곤 했던 것이다. Microsoft Dynamics NAV 2009는 보정 상황이 발생해도 Accounting Periods기능을 통해 마감 이전 데이터는 건드리지 않기 때문에 회계 마감과 시스템 차원의 재고 마감 간의 순간적인 데이터 불일치가 일어나지 않게 되었다. 이에 따라 실시간 차원에서 회계 마감과 재고 마감 데이터에 대한 신뢰성이 더욱 높아졌다.

ERP와 BI의 만남 기대
먼디파마 코리아는 Microsoft Dynamics NAV 2009 업그레이드를 기점으로 앞으로 ERP를 보다 사용자 친화적인 시스템으로 발전시켜 갈 예정이다. 단순히 데이터를 입력하고 몇몇 이들만이 쓰는 시스템이 아니라 각자의 업무에 필요한 정보를 얻기 위한 자원으로 쓰임을 넓혀가고자 하는 것이다. 서승범 차장은 “회계, 영업뿐 아니라 마케팅 등 유관 부서 사용자들도 점점 더 ERP에 관심을 갖고 자신의 업무에 필요한 정보를 원하고 있다”라며 “이런 흐름 속에서 IT 부서는 ERP를 CRM, DW 등과 연계해 보다 다양한 정보를 제공해야 한다. 예를 들어 매출 상승과 하락이 고객 관리와 어떤 상관 관계가 있는 지를 보기 위해 ERP와 CRM 데이터를 연계하고 이들 데이터 소스를 DW로 분석하는 것을 떠올려 볼 수 있다”라고 말했다. 참고로 먼디파마 코리아는 향후 Microsoft Dynamics NAV 2009와 생명공학 쪽에 특화된 CRM으로 현재 사용 중인 Cegedim Dendrite을 단일 관점에서 접근할 수 있도록 하는 것을 고려 중이다.