하루 종일 너무나 바쁘게 일했음에도 실제로는 아무 것도 해 놓은 것이 없는 것처럼 느껴질 때가 있다. 한꺼번에 여러 가지 일을 처리하기 위해 노력해도 할 일 목록이 줄어들기는커녕 더 늘어나는 경우는 허탈하기까지하다. 이런 모순을 개선하려면 시간을 보다 잘 관리하는 법과 효과적으로 업무를 수행하는 방법을 배우는 데서 찾을 수 있을 것이다. 다음은 HP서 제공한 일을 잘하는 간단한 방법 8가지다.

자신을 알라=언제 일이 가장 잘 될까? 오전? 아니면 오후? 모든 사람은 저마다 하루 중 졸리고 행동이 느려지는 때가 있다. 대부분의 사람들은 점심 식사 이후 시간이다. 따라서, 가장 좋은 방법은 본인의 업무 처리 속도나 상태가 보다 좋은 시간에는 우선 순위가 높은 중요한 업무를 수행하고, 다소 창의성이 떨어지는 시간에는 메일에 답장을 보낸다거나 좀더 일상적인 일들을 처리하도록 계획하는 것이다. 또 한가지 명심해야 할 것은 점심을 많이 먹을수록 몸이 음식을 소화하는 데 집중하게 되어 좀더 졸리기 쉽다는 것이다.

To-do 리스트를 작성하라=수행하는 작업에 상관없이 모든 메모하는 습관을 갖자. 그렇게 메모해 놓으면 해야 할 일들을 보다 쉽게 파악할 수 있다. 가장 중요한 업무 옆에는 별표를 해 둔다거나 다른 방법으로 강조해 두자. 그리고 "긴급한" 일과 "중요한" 일, 그리고 좀더 오랜 시간을 갖고 처리해야 하는 일을 구분하자. 그런 다음 업무를 완료하면 목록에서 지우면 됩니다. 이런 방식은 커다란 동기 부여가 되며, 상당한 성취감도 제공할 것이다.

주어진 모든 시간을 활용하라=본인이 활용할 수 있는 시간대에 맞는 일을 선택해보자. 예를 들어, 아침에 30분의 여유가 있고, 또 오후에 다른 30분의 여유가 있다면, 이 시간에는 메일을 확인하면 가장 좋을 것이다. 반대로 이 정도의 시간이라면 긴 보고서 작성을 시작하기에는 충분치 않을 테니 말입니다. 모든 메일에 답할 필요는 없다. 스팸 메일은 삭제하고 "감사합니다!"란 내용만 있는 메일에는 역시 간단하게 답한다. 그리고 보다 제대로 작성해야 하는 메시지라면 나중에 시간을 내서 제대로 답장하자.

"노(No)"라고 말하는 법을 배워라=효과적인 업무 수행 방법이란 "아니요."라고 말해야 할 때를 아는 것이기도 하다. 너무나 많은 일을 떠맡고 있으며, 어느 것도 제대로 할 수가 없다. 비결이 하나 있다면, “사람에게는 "예스", 업무에는 "노"라고 말하라.”이다. 다시 말해, 동료들에게 항상 열린 태도로 친절하게 대해보자. 하지만 누군가 시간을 낼 수 없는 일을 부탁한다면, 미안하지만 안 되겠다고, 원하는 마감 시간까지는 그 일을 할 수 없겠다고 말하자. 또는 정말 할 수 있을 것으로 생각되는 새로운 마감 시간을 제시해 상황을 긍정적으로 처리할 수도 있을 것이다.

한 번에 하나씩 처리하자=제대로 집중한다는 것은 멀티태스킹에 "노"라고 말할 줄 아는 것이다. 여러 가지 일을 한꺼번에 처리하면 작업을 최대 40%나 더 늦게 끝낼 수 있다고 한다. 품질에 문제가 생기는 것은 물론, 모든 일들을 조금씩 밖에 할 수 없기 때문에 To-do 리스트에서 어느 것 하나도 지울 수가 없어 만족감도 전혀 느낄 수 없다. 그리고 이것은 좀더 빨리 일을 완수하지 못하는 이유이기도 하다. 스스로에게 현재 할애할 수 있는 시간에 따라 목록에 있는 작업을 지정하자. 그리고 그 일이 끝날 때까지는 그 일에 집중하자. To-do 리스트에서 해당 업무를 지우고, 다음 작업으로 넘어가면 됩니다. 이런 방식이 훨씬 스트레스도 덜하다는 사실을 발견하게 될 것이다.

절대 미루지 말라=어떤 이들은 가장 마지막 순간에 시작하기 때문에 커다란 작업을 제 때에 마치지 못하고 매번 마감 시간을 놓치곤 한다. 여러분도 그 중 한 명이라면, 왜 그런 일이 일어나는지 스스로에게 물어 보자. 작업이 중요하면 할수록 이를 시작하기가 쉽지 않은가? 업무가 여러분의 기준을 훨씬 넘어서는 것이라고 걱정하는 것인지도 모른다. 아니면 해당 업무에 수많은 연구와 준비가 필요해서, 그렇게 어려운 작업을 처리할 시간을 낼 수 없는 것일 수도 있다. 하지만 그 이유가 무엇이든 간에 이런 "미루는 버릇"을 극복하는 가장 좋은 방법 중 하나는 해당 업무를 작은 덩어리로 쪼개서, 한 번에 하나씩 처리해 가는 것이다. 또는 30분 정도 시간을 내어 해당 작업에 대한 대략의 초안을 작성하거나 대강의 윤곽을 잡는 것이다. 이렇게 하면 수많은 중요한 준비 사고 과정을 수행할 수 있고, 다시 그 업무로 돌아 왔을 때, 일이 훨씬 쉬어질 것이다.

산만함을 관리하라=주위가 산만하다는 것은 대부분 사람들의 시간 관리를 저해하는 주된 원인 중 하나. 여기에는 몇 가지 이유가 있을 수 있다. 메시징 채팅, 메일, 사적인 전화, 사무실에서 큰 소리로 대화하는 동료나 끊임없이 업무의 흐름을 끊는 각종 코멘트와 질문 등 참으로 많다. 하지만 이러한 문제도 해결할 수 있다! 먼저, 작업하는 애플리케이션을 전체 화면으로 띄워, 다른 화면은 볼 수 없게 해보자. 그리고 모든 알림 소리를 꺼보자. 메시징, 메일, 휴대폰 및 여러분을 방해할 수 있는 모든 소리를 끄자. 그리고 소음을 차단하는 헤드폰을 씀으로써 동료들에게 자신이 바쁘다는 사실을 알리자. 시간을 확인하고, 다음 휴식 시간까지 얼마나 작업하길 원하는지도 정해보자. 그리고 이제 일을 시작하자. 그리고 하려고 계획했던 일을 끝마쳤을 때만 메일과 전화 메시지를 확인해보자.

휴식을 취하자=정기적인 휴식을 취하자. 까다로운 작업을 처리 중일 때는 더욱 그렇다. 업무 효율이 확실히 높아질 것이며, 스트레스 수준도 떨어질 것이다. 하지만 이 짧은 시간에 동료와의 수다를 시작하거나 메일을 확인하진 말자. 주의를 산만하게 만들 뿐. 그냥 커피나 다른 음료를 한잔 마시며 쉬다가 다시 업무로 돌아가자.