동양생명(대표 구한서)은 문서관리 컨설팅 기업 한국후지제록스와 함께 서울 중구 을지로에 위치한 동양생명 본사에 통합문서센터인 ‘수호천사 DMS’를 구축하고 13일 본격적인 운영에 들어가 업계의 이목을 집중시켰다.

국내 생명보험사 중 사내에 통합문서센터를 구축한 것은 동양생명이 처츰. 동양생명은 고객들의 개인정보를 보다 안전하게 관리하고, 고객 안내장 및 교육자료 등 다양한 문서 제작 프로세스를 일원화해 업무 효율성과 생산성을 높이고자 지난 5월부터 한국후지제록스와 함께 기존 문서환경에 대한 면밀한 분석과 컨설팅을 진행했다.

그 결과를 바탕으로 본사에 문서 제작 프로세스를 통합적으로 관리하는 ‘수호천사 DMS(Document Management Service)’ 센터를 구축해 ▲고객 개인정보를 포함한 전사적인 정보보안 강화 ▲스마트워크 프로세스 확립 ▲부대업무의 아웃소싱을 통한 비용절감 및 직원들의 핵심 업무 집중을 지원하는 방안을 마련했다.

전사적인 정보보안 강화=통합문서센터 운영을 통해 동양생명은 기존에 부서별 임의로 제작하던 문서들의 불필요한 외부 제작을 방지하고 전사 문서업무 프로세스를 자동화 표준화하는 계기를 마련했다. 이와 함께 개인 정보를 포함한 증권 및 주요 안내장 등 133종의 인쇄물과 50종의 DM(Direct Mail)을 사내에 위치한 통합문서센터에서 직접 제작함으로써 고객정보의 외부 유출을 원천적으로 차단할 수 있게 됐다.

문서제작 프로세스 개선 및 문서전자화로 업무 효율화=또한 기존의 출력센터와 행랑 시스템 및 문서고를 통합하는 한편, 출력물의 웹 주문 시스템을 개선해 부서별 문서 제작 프로세스를 일원화했다. 직원들은 고객 발송 문서, 교육 교재 등 필요한 문서 제작을 웹 주문을 통해 언제든지 편리하게 요청할 수 있으며, 인쇄물에 대한 효율적인 재고 관리로 불필요한 낭비를 줄일 수 있게 됐다. 문서고에 보관됐던 종이문서들은 모두 전자화해 문서의 검색과 활용을 보다 용이하게 했다.

비용절감과 직원들의 핵심 업무 집중=통합문서센터 구축으로 향후 상당한 비용절감 효과도 기대된다. 동양생명은 ‘수호천사 DMS’의 운영을 통해 문서 재고를 보다 효율적으로 관리하고 폐기 문서를 줄여 문서 관련 비용을 기존 대비 약 16.5% 절감할 것으로 기대하고 있다. 무엇보다 부가 업무에 대한 아웃소싱으로 직원들이 기업 성장에 도움이 되는 핵심업무에 보다 집중할 수 있게 되면서 업무 효율과 생산성 향상에도 기여할 전망이다.

한국후지제록스는 향후 동양생명의 통합문서센터에 문서 관련 전문 상주 인력을 투입해 문서 제작 프로세스를 관리하고, 인쇄물 제작을 지원하는 등 동양생명 문서 업무 전반을 지원할 계획이다.

‘수호천사 DMS’ 센터는 동양생명 본사에 약 40평 규모로 구축되었으며, 전 직원을 대상으로 안내장 제작, 문서 집중 출력, 인쇄물 제작 관리, 우편 수발신 운영, 재고관리 등의 서비스를 운영할 예정이다.

동양생명 구한서 대표이사는 “한국후지제록스와의 파트너십을 바탕으로 ‘수호천사 DMS’ 센터를 성공적으로 구축해 기쁘다”며, “고객의 개인정보를 한층 더 안전하게 관리하고, 문서 작업과 같은 비핵심 업무에 대한 아웃소싱으로 비용 절감은 물론 업무 효율 및 생산성이 향상될 것으로 기대한다”고 밝혔다.