마이크로소프트의 오피스 365가 제조 부문 중소기업들에게 비용 부담 없이도 스마트 오피스로 전환할 수 있는 주요 솔루션이다.

국내 전문 제조 기업인 TPC 메카트로닉스, 디프로매트금고, 메이빈은 한국마이크로소프트의 오피스 365를 도입해 적은 비용으로도 최신 업무 환경으로 혁신하게 되었다. 이들 제조기업은 오피스 365를 활용하여 사내 협업 및 커뮤니케이션 프로세스를 개선하고 실시간으로 업무 파악 및 의사 결정이 가능해졌다. 이로써 최근 점점 빠르게 바뀌고 있는 글로벌 시장 변화 속도에 효과적으로 대응할 수 있는 경쟁력까지 확보하고 있다.

클라우드 기반의 기업용 오피스 365는 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩, 원노트 등 오피스 제품군은 물론 익스체인지, 셰어포인트, 링크 등 문서공유 및 협업 솔루션까지 포함하고 있어 뛰어난 비즈니스 생산성과 대기업 수준의 모바일/스마트 워크 업무 환경을 가능하게 해준다. 특히 중소기업의 니즈에 따라 맞춤형으로 서비스가 구성되어 있어 중소기업들이 초기 투자 비용이나 IT 운영 부담 없이 쉽고 비용 효율적으로 업무 환경을 혁신할 수 있다.

직원-업무-해외 파트너-고객까지 하나의 프로세스로 개선한 TPC 메카트로닉스=공장자동화 시장에서 공압 솔루션 부문 국내 1위 업체인 TPC 메카트로닉스는 업계 최초로 오피스 365로 그룹웨어를 전환, 시간과 장소에 따른 제약 없이 업무를 보고 사내뿐 아니라 전세계 파트너 및 고객들과 빠르고 효율적으로 의사소통 할 수 있게 되었다. 업무 프로세스의 중심이라고 할 수 있는 그룹웨어를 오피스 365 셰어포인트 온라인 상에 구축함으로써 주문 처리 현황을 ERP 입력 즉시 고객에게 바로 이메일 안내하는 등 직원, 회사, 파트너, 고객을 하나의 프로세스로 연동했다. 기업 내부 측면에서도 기존에 분산되어 있던 각종 문서와 자료들을 ‘원드라이브 포 비즈니스(OneDrive for Business)’로 통합해 관리할 수 있고, 아웃룩을 활용한 일정 공유, 링크를 통한 온라인 회의 등 더욱 효과적으로 협업할 수 있는 환경을 갖추게 되었다.

TPC 메카트로닉스의 모연부 상무이사는 “해외 파트너와 고객 수가 늘어나며 재고 현황, 주문 처리 현황 등을 처리하는데 시간 소모가 많았는데 오피스 365를 통해 프로세스를 개선하게 됐다”라며 “이메일, 게시판, 전자결재의 업무 흐름을 사내에 가두어 두지 않고 전 세계 32개국에 있는 비즈니스 파트너와 고객까지 연결할 수 있게 된 것”이라고 밝혔다.

한국마이크로소프트 마케팅 오퍼레이션즈 사업본부 윤무환 상무는 ”빠르게 바뀌고 있는 글로벌 시장에서 살아남기 위해서는 빠른 의사결정과 유연한 비즈니스 환경이 필수로 요구되고 있다”라며 “오피스 365는 중소기업들이 적은 초기 투자 비용으로도 부담없이 대기업 수준의 스마트워크 환경으로 전환할 수 있는 솔루션”이라고 말했다.

실시간 협업 및 소통으로 업무 프로세스 혁신한 디프로매트금고=전세계 90여개 국가로 금고를 수출하는 금고 전문 제조기업인 디프로매트금고는 오피스 365 비즈니스 프리미엄을 도입, 최신 오피스 버전을 통해 내부 IT 전담팀 없이도 대기업 수준의 커뮤니케이션 및 협업 환경을 구현하게 되었다. 디프로매트금고는 기존까지 따로 사용하던 내부 인트라넷과 외부 메일을 통합하고 메일 사서함 용량도 기본으로 제공되는 50GB으로 확장했다. 특히 오피스 365 상에서 업무 일지, 매출 현황, 거래처 정보 등을 공유해 관리하면서 실시간으로 정보를 업데이트하고 빠르게 의사결정 할 수 있게 됐다. 또한 공유 폴더들은 원드라이브에 자동으로 2차 백업이 되므로 도면, 인증서 등 주요 자산들을 보다 안전하게 보호하고 있다.

실시간으로 변동되는 시세에 따라 항상 최신 정보로 대응 가능하게 된 메이빈=엔지니어링 플라스틱 전문 제조기업인 메이빈은 오피스 365 기반으로 문서를 관리하게 되면서 중복되고 불필요한 문서 관리 프로세스를 없애고 실시간으로 협업할 수 있게 됐다. 이전까지는 영업사원들이 모든 문서를 프린트해서 들고 다녔지만 이제는 태블릿 및 모바일 디바이스로 원격 접속해 항상 최신으로 업데이트되는 정보를 활용할 수 있어 국제 시세 및 환율에 맞춰 실시간으로 변화하는 시장 환경에서 보다 성공적으로 비즈니스를 수행하고 있다.