비즈프로오 OpenDraft 도입…업무 정체 사라지고 고객만족도 상승
1977년 설립된 한국특수잉크공업주식회사(KSI)는 창사 이래 고급 상업용 인쇄잉크 제조에 주력해온 인쇄잉크 전문회사다.
KSI는 지난 2002년 국제표준화기구(ISO)가 제정한 품질경영시스템에 관한 국제규격인 ISO9001 인증을 취득해 제품의 신뢰성을 확보했고, 업계에선 처음으로 제품 라벨에 QR 코드를 삽입해 모바일로 홈페이지에 접속해 상세한 제품 정보를 확인할 수 있게 했다. 이를 통해 고객에게 우수한 제품과 최고의 서비스를 공급해왔다.
2005년엔 사내 업무 정보화를 위한 ERP시스템을 구축해 업무 생산성을 크게 높였으며, 2010년부턴 스마트폰을 활용한 모바일 오피스 프로젝트를 하면서 업무 효율을 높이는데 관심을 갖고 있다.
KSI는 빠르게 변하는 고객의 요구를 수용하고 사회에 기여하기 위해 친환경•무공해•무독성 제품 개발에 박차를 가하고, 인쇄물의 부가가치를 극대화할 수 있는 고품질 제품을 확대 공급할 계획이다.
[ 모바일 오피스 도입배경 ]
2005년 ERP를 구축해 업무 정보시스템을 갖춘한국특수잉크(KSI)는 원격 근무자인 영업사원의 고객방문이나 영업업무를 효과적으로 지원하고, 간부사원 부재 시 발생하는 업무 지체 현상을 개선하길 원했다. 언제 어디서나 기간계 정보시스템에 연결해 원하는 정보를 열람하고 활용해야 할 니즈를 충족시키기 위해 2010년 8월부터 모바일 오피스 검토에 들어갔다.
KSI는 모바일 오피스 구축을 위한 제품 선정 기준을 제품의 기능성 및 구축 비용, 유지보수 안정성과 향후 확장성으로 정하고 다양한 제품을 검토했다.
그 결과 선정된 (주)비즈프로오의 오픈드래프트(OpenDraft)는 개발된 소스를 100% 제공해 업무 변경 시 개발 업체에 의존하지 않고도 자체적으로 변경 관리가 가능하고 구축기간이 짧아 비용 절감 효과가 커 기능성, 안정성, 확장성, 비용 등 모든 요건을 충족시켰다.
OpenDraft는 기간계 업무 연동에 탁월한 성능과 기능을 보유하고 있었다. 개발속도가 매우 빠르고 현업이 원하는 기능을 데스크탑 환경과 동일한 수준으로 쉽게 구현할 수 있어 개발자와 사용자에게 편리성을 제공한다.
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* * * [ 모바일 오피스 구축필요성 ] [목표 1] 영업사원이 필요한 정보를 외부에서 신속히 확보할 수 있는 환경 구축 외부에서 근무중인 영업사원이 수주현황, 출고현황, 미수내역, 고객정보 등의 정보를 필요로 할 때, 실시간으로 대응이 어려워 업무 효율이 떨어졌다. 2005년에 이미 ERP를 도입했지만 외부에서 전산 시스템에 접속해 필요한 정보를 열람하는 것은 불가능했다. [목표 2] 담당자 부재 시 발생하는 업무 정체 해소 이사나 부서장 등 간부사원이 출장 등의 이유로 장기간 자리를 비웠을 때 비즈니스에 필요한 자료 열람이나 결재 처리 등 업무연계가 원활하지 않아 업무가 정체되곤 했다. 외부에 있는 영업 및 간부 사원이 실시간으로 업무상황을 파악할 수 있도록 수금 및 미수상황, 신규주문, 출고상황 등을 확인할 수 있는 기능도 필요했다. 또한 KSI는 임직원간의 협업 및 실시간 정보공유를 위해 사내 게시판을 이용해 사원들의 업무 보고를 진행해 왔는데 업무 보고 방식을 모바일로 확장하길 원했다.
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"영업사원들이 필요한 정보를
현장에서 직접 확인한다면
고객의 서비스 증대에
도움이 클 것으로 판단해
시스템을 도입했다."
한국특수잉크 남기성 대표이사
[목표 3] 빠르고 정확한 고객 서비스를 위한 대응 방법 확보
KSI는 고객을 직접 상대하는 영업사원과 고객의 클레임을 접수해 해결 방안을 찾는 기술지원팀 간의 원활한 커뮤니케이션을 위해 모바일 오피스를 적극 활용하길 원했다.
이 회사는 문제가 발생한 제품을 사진이나 동영상으로 촬영해 기술지원팀에 신속히 알리는 등 고객 클레임에 적극 대처할 필요성이 있었다.
[ 모바일 오피스 도입성과 ]
[성과 1] 실시간 영업정보 열람, 업무 생산성 극대화
모바일 오피스 도입을 추진한 직접적인 계기가 영업사원에 대한 원격지 업무지원이었던 KSI는 영업사원에게 거래처 정보, 제품출고, 수금 및 미수현황, 생산 및 수출현황 등 현장에서 즉시 활용할 수 있는 정보를 실시간으로 제공할 수 있게 됐다. 이를 통해 영업사원의 업무 생산성은 향상됐으며 모바일 오피스에 대한 만족도 또한 높았다.
거래처 메뉴에선 거래처의 위치나 전화번호 등 간단하나 영업에 꼭 필요한 정보를 확인할 수 있고, 열람 후엔 바로 전화 연결도 가능하다.
출고메뉴에선 영업사원의 거래처별로 당일 출고 상태를 확인할 수 있다.
수금 메뉴에선 열람 시점까지 진행된 거래처수금현황을 알 수 있다. 어음수금도 실시간으로 파악할 수 있다.
미수현황도 바로 확인 가능하다. 영업사원은현장에서 모바일로 미수금 정보를 파악한 후 해당 고객에게 입금 처리해 줄 것을 요청할 수 있다.
특히 장기 미수의 경우 미수 발생 시점 등 상세 정보를 제공해 고객과의 상담을 원활히 진행할 수 있다. 특정 업체에 미수가 있을 경우 몇 개월 전에 미수가 발생했는지, 누적금액은 얼마인지 등 자세한 개별 미수 정보 확인이 가능하다.
이 밖에도 영업사원은 제품의 생산공정이나 제품 및 원자재 재고현황, 수출입 일정조회, 컨테이너 수배일정 등의 정보를 현장에서 수시로 확인할 수 있어 영업 업무의 능률을 높였다.
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기본메뉴화면 상세정보 열람 화면
[성과 2] 간부사원 부재 시 결재 대기 시간 사라져 업무 정체 현상 해소
모바일 오피스 구축으로 임직원이 업무 현황을 실시간으로 파악할 수 있게 되면서 간부사원 부재 시 발생하곤 했던 업무 정체 현상은 크게 줄었다.
또한 외부에 있는 간부사원이 수출 계획이나 제품 생산, 미결상황, 매출현황 정보를 모바일 기기를 통해 실시간으로 확인할 수 있게 됐다.
OpenDraft에 탑재된 권한관리 기능은 사용자와 그룹별로 데이터와 프로그램 메뉴의 권한을 부여할 수 있어 한 개의 프로그램을 모든 사용자가 동시에 사용할 수 있다.
권한 설정을 통해 간부사원은 회사 내의 모든 거래 정보를 파악할 수 있고, 영업사원은 담당하는 거래처 관련 정보만 볼 수 있다.
간부사원은 ‘일일 매출량’ 메뉴에서 당일 출고된 모든 제품의 현황 및 지점별 출고 현황을 확인할 수 있다. 당일은 물론이고 특정 날짜의 매출 정보 조회나 특정 기간의 매출량 확인도 가능하다.
이를 통해 간부사원이 요구하는 다양한 정보를 효과적으로 제공할 수 있게 돼, 부재 시의 업무 정체 현상을 줄일 수 있다.
한편, 3년이란 장기 로드맵을 만들어 모바일 오피스를 구축하고 있는 KSI는 모바일 기기의 사용 경험이 많지 않은 간부사원을 배려해 업무 보고 기능을 추후 제공할 계획이다.
[성과 3] 스마트 오피스 사무환경 기반을 완성
이번 모바일 오피스 구축과정에서 얻은 최대 효과는 개발기간의 단축이다.
OpenDraft를 이용하면 모바일용 화면을 구성하는 시간이 매우 짧아, 모바일 프로그램 제작 기간을 크게 줄일 수 있었다.
64개의 화면을 개발하는데 소요된 시간은 불과 5일 정도. 이렇듯 개발기간이 단축 될 수 있었던 것은 OpenDraft의 위젯(Widget)과 위버(Weaver), 모바일 업무 템플릿 때문이다.
위젯은 일종의 애플리케이션 덩어리로 프로그램 코딩 없이도 스스로 작동할 수 있고, 위버는 SQL 문장을 자동으로 생성해 주며, 업무 템플릿은 KSI에서 사용할 화면을 결정하는 시간을 단축했다.
앱 개발 경험이 일천한 초보자라도 쉽게 애플리케이션을 만들 수 있는 개발툴인 OpenDraft를 이용해 빠르고 간단하게 프로그램을 만들 수 있었던 KSI는 완성된 프로그램을 사용자의 피드백을 받아 다시 수정하는 과정을 몇차레 반복한 후 최적의 모바일 오피스 환경을 구축할 수 있었다.
[성과 4] 고객 클레임 실시간 해결, 고객만족도 크게 향상
스마트폰을 활용해 업무를 수행하면서 KSI는 고객 클레임에 신속히 대응할 수 있게 됐다.
스마트폰의 기능을 통해 외부에서 고객의 클레임을 직접 받는 영업사원과 기술지원팀의 유기적인 커뮤니케이션이 가능해졌기 때문이다.
예를 들면 현장 영업사원이 스마트폰으로 사진이나 동영상을 찍어 고객의 불만사항을 보다 신속하고 정확히 기술지원팀에게 전달할 수 있다. 고객불만 사항에 대해 빠르고 확실한 해결책 제시가 가능해졌다.
KSI는 임직원 간 원활한 커뮤니케이션을 위해 조만간 메일링 및 게시판 기능을 포함한 그룹웨어 기능을 추가할 계획이다.
[ 향후 추진 계획 ]
[계획 1] 모바일 시스템 고도화
영업사원 및 간부사원 지원에 초점을 맞춰 모바일 오피스 1단계 사업을 진행한 KSI는 2단계에선 회계, 인사 등의 업무까지 모바일 오피스를 도입할 계획이다.
[계획 2] 보안관리 고도화
현재 사원의 아이디 등록제, 스마트폰 분실 시 대처 매뉴얼 교육, 웹 방화벽 구축 등의 보안강화를 위한 노력을 하고 있는 KSI는 장기적으 로 스마트폰과 회사 서버를 VPN으로 연결해 암호화를 시켜 해킹을 원천 방지할 계획이다. [계획 3] PUSH 기능을 이용해 담당자에게 사전 Warning 정보 제공 OpenDraft 푸시(알림) 기능을 적용할 예정이다. 이 기능을 이용하면 일정 또는 업무 프로세스 상에 체크해야 할 중요한 업무를 정보시스템이 자동으로 알려준다. 이를 통해 업무처리 누락 및 실수를 방지할 수 있는 Early Watch System을 제공할 계획이다. [ OpenDraft Mobile Office 기능 구성도]
구축단계와 운영단계에서 필요한 테이블 설계도구, 마스킹 정보, 고객 데이터베이스 메타정보로딩, 사용자관리, 메뉴관리, 권한관리 모듈이 기본으로 탑재돼 있어 개발자는 비즈니스 로직에만 집중해 개발 생산성을 향상시킬 수 있다.
어댑터(Adapter)를 통해 한 개의 소스를 다양한 모바일 디바이스에서 운영할 수 있으며 디바이스 종류에 따라 앱(APP) 방식과 웹(WEB) 방식으로 자동 구동된다.
또한 전화 걸기, 메시지 보내기, QR코드, GPS연동 등 컨텐츠를 관리하기 위한 모듈이 탑재돼 있고, EIS 구현을 위한 다양한 차트를 제공해 관리 효율성을 높일 수 있다.
스마트 오피스 구축 문의처
공급업체 (주)비즈프로오, 02-942-0210, 010-3313-0647
구축업체 (주)한국특수잉크공업, 전산실장 고배송, 032-865-3031
<데일리그리드>