비투엔 컨설팅의 기술 지원을 받아 진행된 특허청 데이터 품질관리 성공 사례에 대한 기획을 마련했다. 이번 기사에서는 특허청이 데이터 품질관리 프로젝트를 진행하게 된 배경과 진행 상황에 대해 다뤘다. 다음 기사에서는 데이터 품질관리 체계 및 시스템 구축을 통해 얻은 실질적인 성과와 향후 계획에 대해 알아볼 예정이다.

 

비투엔 컨설팅 기술 지원 받아 데이터품질관리 체계 시스템 구축

최근 데이터 품질 관리에 대한 산업계의 관심이 매우 높아지고 있다. 데이터를 얼마나 잘 활용하느냐가 기업의 경쟁력을 좌우하는 ‘데이터 경영’ 시대가 열렸기 때문이다.

시장 경쟁력을 확보하기 위해 기관이나 조직은 외부에서 데이터를 끌어오거나 내부에서 데이터를 모은 후 분석을 통해 그 결과값을 비즈니스에 활용하려는 시도를 부지런히 하고 있다.

하지만 확보한 근본 데이터의 품질을 보장할 수 없다면 데이터 분석 결과의 신뢰성을 결코 보장할 수 없었다.

[Background] 오류 데이터로 인한 법적 분쟁 및 특허청 가치 하락 우려

데이터 품질의 중요성을 인지한 특허청 역시 고품질 특허 데이터를 확보하고 분석 결과의 신뢰성을 제고하기 위해 ‘데이터 품질관리 체계 구축’에 대한 필요성을 느꼈다.

특허청은 국민을 상대로 서비스하는 특허제도를 운영하기 때문에 데이터의 품질을 최상으로 관리해야 했다. 특히 특허제도는 개인 발명자 혹은 기업에게 기술의 독점 사용 권리를 부여하는 것이기 때문에, 특허 데이터에 오류가 있다면 이는 곧바로 당사자 간 분쟁과 경제적 손실로 이어질 수 있었다.

아울러 이 기관은 소속돼 있는 선진 5개국 특허청(IP5)에다 국내에서 발생한 특허 데이터를 제공하고 있어, 오류 데이터를 정화하지 못할 경우 예기치 않은 낭패를 겪을 수 있었다.

즉, 전자출원율 세계 1위, 특허출원 규모 세계 4위라는 명성을 가진 한국 특허청의 위상은 물론, 대한민국이란 브랜드 가치에 부정적인 영향을 미칠 우려가 있었다.

◆ 선진 5개국 특허청 간 협력

이처럼 특허 권리를 둘러싼 분쟁 그리고 특허청 브랜드 가치 하락 등 데이터 오류로 인해 발생할 가능성이 있는 문제점들을 원천 차단하기 위해, 특허청은 완전한 데이터 품질 관리 체계를 확보해야 했다. 그리고 이러한 고민 끝에 지난 2008년 데이터 품질관리 자동화 시스템을 구축하기 시작한다.

[Approach #1] 데이터 품질관리 로드맵 작성

데이터품질관리 자동화 시스템 구축 사업은 지난 2008년 7월부터 12월까지, 약 6개월에 걸쳐 진행됐다.

이 사업은 데이터의 품질 관리 기반을 마련하는 프로젝트였다. 완성된 의미의 데이터 관리체계를 단기에 만들기가 한계가 있다고 판단한 특허청은, 관리 체계를 적어도 몇 년에 걸쳐 단계적으로 진행해야 한다는 결론을 내렸다. 데이터 품질관리 자동화 시스템 구축 사업은 장기 프로젝트를 위한 전초전인 셈이었다.

이 사업은 데이터 품질관리 전략 수립, 데이터표준화 지침 및 표준사전 생성, 메타데이터관리, 데이터품질상시감시, 응용영향도관리 등 데이터 품질관리 자동화시스템 구축을 포함한 3가지 내용으로 진행됐다. 고품질 특허 데이터를 확보하고 분석 결과의 신뢰성을 높이는 것이 사업의 주요 골자였다.

특허청 데이터품질관리 시스템 개요

데이터품질진단시스템: 특허 데이터 검증식 관리 및 데이터 품질진단

데이터품질평가시스템: 데이터 품질진단으로 도출된 오류 데이터에 대한 오너쉽 부여, 데이터 품질 개선 및 평가 수행

BR근거규정관리시스템: 특허 데이터 검증식의 근거규정을 통합 관리

메타데이터관리시스템: 특허청 데이터베이스 모델 구축에 필요한 표준데이터와 모델데이터 등 데이터구조(DA) 관리

응용영향도관리시스템: 특허청 데이터베이스 및 응용프로그램의 영향도 등 분석, 관리

데이터이력관리시스템: 특허데이터 정비 이력 통합 관리

 

데이터품질관리 사업을 장기 관점에서 체계적으로 진행하기 위해 특허청은 데이터 품질관리 로드맵을 작성해야 했다.

특히 국회에서 예산을 승인 받아야 사업을 진행할 수 있는 특허청의 입장에서 보면, 사업에 필요한 예산을 지속적으로 확보하기 위해서라도 장기 로드맵이 꼭 필요했다.

로드맵 작성을 위해 특허청은 데이터 전문 컨설팅 업체인 비투엔컨설팅을 사업자로 선정한다. 이런 일에 경험이 풍부한 비투엔컨설팅은 해당 직무를 수행할 적격자였다.

특허청은 비투엔컨설팅의 적극적인 협조를 얻어 데이터품질관리에 필요한 전략들을 차례로 수립해 나갔다. 사업 기간별로 추진할 내용을 전략적으로 구성하고, 데이터 관리 조직을 만들고, 데이터 표준체계를 생성했다.

[Approach #2] 데이터품질관리 고도화 착수

이렇게 1단계로 진행된 데이터품질관리 자동화 시스템 구축 사업을 성공적으로 마무리 지은 특허청은, 2009년 5월 비투엔컨설팅을 주사업자로 하여 데이터품질관리 고도화 작업을 수행한다.

대략 7개월 동안 진행된 고도화 사업에서 특허청은 비투엔컨설팅과 함께 데이터품질관리 조직체계를 재정비하고, 특허 데이터 검증식(Business Rule, 이하BR) 도출 방법론을 수립했다.

또한 데이터품질평가관리, BR근거규정관리, 데이터이력관리 등 3개의 데이터품질관리 자동화 시스템을 추가로 구축했다.

특허청은 우선 데이터품질관리 조직체계를 정비해 모든 직원이 책임감을 갖고 데이터 품질관리에 앞장설 수 있도록 했다.

철저한 정수처리 시설을 갖춰도 환경에 무관심한 일부 시민이나 공장이 무단으로 오물을 투기하면 하천 전체가 오염될 수 있듯이, 특허청은 완전한 데이터 품질관리를 위해 전 직원의 참여를 이끌어내야 했다.

특허청은 관련 부서의 협력을 얻어내기 위해 데이터품질관리협의회를 설치했다. 그리고 데이터 품질을 총괄적으로 관리하고 있는 정보관리과에서 데이터 품질 관리팀(7명의 한국특허정보원과 LG CNS 직원 한 명으로 구성)을 구성하여 운영했다. 이 팀의 주요 역할은 데이터

품질을 총괄적으로 관리하고, 데이터 품질관리시스템을 전담 운영하는 것이었다.

이외에도 고객협력총괄과, 출원서비스과, 등록서비스과, 국제출원과, 상표심사정책과, 디자인심사정책과, 특허심사정책과, 특허심사지원과, 심사정책과 등 9개 현업부서를 데이터 담당 부서로 지정했으며, 고품질 특허 데이터 확보를 위해 해당 부서마다 5급 이상 공무원으로 지정된 데이터 담당관을 배치했다.

또한 정보개발과, 정보기반과 등 3개의 정보화 담당 부서도 품질 관리 활동에 포함시켜 오류 데이터가 발생할 소지를 이중삼중으로 차단할 조직 체계를 완성했다.

◆ 특허청 데이터품질관리 조직 체계

[Approach #3] 특허 규정 근거로 체계적인 특허 데이터 검증식 도출

특허청은 데이터 품질관리 조직을 정비해 전체 직원의 참여를 독려하는 것만큼이나 BR 방법론을 도출하는 것에 신중을 기울였다.

데이터품질관리 자동화 시스템을 구축하더라도 양질의 데이터를 확보하기 위해선 시스템 안으로 들어오는 오류 데이터를 꼼꼼히 걸러내 수정해야 했다.

이러한 이유로 특허청은 오류 데이터를 검증하는 기준인 데이터 검증식(BR)을 체계적으로 도출할 필요가 있었다.

특허청은 데이터 품질관리 체계 고도화 사업자로 선정된 비투엔컨설팅이 만든 BR방법론을 토대로 오류 데이터가 발생할 때마다 필요한 방법론을 추가해 나갔다.

사업에 투입된 후 오류 데이터에 대한 BR을 도출하는 종래 방식과 달리, 비투엔컨설팅은 사업 전에 이미 특허청에 적합한 BR 도출 방법 모델을 확보하고 있었다.

비투엔컨설팅이 제공한 BR 방법 모델은 특허관련법령 및 행정 규칙과 행정 지침 180여 개에서 오류 데이터 추출을 위한 관련 근거 조항을 찾아낸 후 이를 다시 체계적으로 분류해 놓았다. 

이 회사가 미리 도출해준 샘플 스크립트를 토대로 특허청은 오류 데이터가 발생할 때마다 BR을 쉽게 도출해 업무 편의성을 높일 수 있었다. 이렇게 BR을 체계적으로 도출하면서 특허청은 오류 데이터를 심도 깊게 찾아낼 수 있었다.

한편, 특허청은 현재 총 1,550(‘10년 12월 기준)개의 BR을 보유하고 있으며, 업무 규칙을 5단계로 구분했다.

1, 2단계는 프로파일리성 BR로, 1단계는 DB관점의 단일 칼럼 정합성 관련 BR이이며 2단계는 DB관점의 컬럼 간 관계 정합성 관련 BR이다.

3, 4, 5단계는 업무적 관점의 BR로 3단계는 업무적 관점 프로세스에 대한 정합성 관련 BR이며, 4단계는 민원발생/이슈 소지가 있는 관련 BR이다. 또한 5단계는 법적 근거가 명확하거나 대외 제공데이터 관련 BR로 구성된다.

◆ 특허데이터검증식 도출 방법론

5단계는 특허청과 비투엔컨설팅이 많은 노력을 들인 부분으로, 특허법, 실용신안법, 디자인법, 상표법 및 동 시행령, 시행규칙을 기반으로 도출됐다. 특허청은 3,4,5단계 BR을 중점 관리 대상으로 삼아, 이를 지속적으로 관리하고 있다.

<데일리그리드>


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