[Best Practice #1] 직원 참여 독려, 데이터 품질 지수 99.35%

특허청은 데이터 품질관리를 위한 체계 및 시스템 구축에서 한 발 더 나아가 전 직원의 적극적인 참여를 끌어낼 수 있도록, 다양한 내부 역량강화 활동을 추진했다.

모든 일의 중심엔 사람이 있고, 사람의 참여가 없다면 아무리 좋은 시스템과 체계를 구축해도 결국 빛을 발할 수 없다고 판단했다.

직원 참여도를 높이기 위해 이 기관은 우선 오류 데이터 신고 마일리지 제도를 시행했다. 오류 데이터를 신고하는 직원에게 인사상의 혜택을 더 부여 받는 방식을 취했다.

자발적인 참여를 독려하는 정책도 여럿 만들었는데, 예를 들면 내부 혹은 외부에서 진행되는 데이터 품질 관련 세미나에 아젠다를 만들어 참여토록 했다. 또한 데이터 품질 향상을 위한 연구 활동을 적극 추진하고 있다.

또한 데이터 품질관리 표준을 직원들에게 명확히 인지시키기 위해 특허청 데이터 품질관리 훈령을 제정해 공개했다.

특허청은 이와 같은 다양한 내부역량 강화 프로그램을 만들어, 전 직원이 참여하는 품질관리 프로세스를 확보할 수 있었다.

이런 과정을 통해 고취된 직원들의 데이터 품질관리 의식을 포함해, 데이터 품질 향상을 위한 특허청의 다양한 노력은 특허 데이터의 품질 지수 제고란 성과를 안겨줬다.

2006년 96.32% 수준에 머물렀던 특허청의 데이터 품질 지수는 지속적인 BR도출 활동과 전사적인 오류 데이터 정비 과정을 거치면서, 2010년 12월엔 99.35%까지 그 지수가 높아졌다. 또한 데이터 품질 강화 프로젝트를 진행한 특허청은 지난 2009년 데이터 품질관리 레벨2 인증을 획득할 수 있었다.

[Best Practice #2] 오류데이터 추적과 수정 속도 극대화

이번 사업을 통해 특허청은 복잡한 업무과정 때문에 겪었던 오류 데이터 추적의 어려움을 말끔히 해소했다.

특허청 업무는 특허 출원, 심사, 등록, 심판 등 크게 4단계로 되어있다. 이 과정은 생각보다 복잡한 것으로, 기업 및 기관, 개인 발명가가 특허청에 출원서를 접수하면 심사과정을 거쳐 문제가 없으면 등록 절차가 진행되고 경우에 따라서는 심판 절차를 밟게 된다. 

원천 데이터가 여러 단계를 거치면서 변화의 과정을 겪게 되는데, 종래엔 특정 단계에서 데이터의 오류가 발생해도 그 원인을 추적하기가 매우 어려웠다.

또한 국제 환경의 변화를 따라 특허법, 실용신안법 등 산업재산권 관련 제도가 수시로 변경되는 까닭에 특허청의 업무 절차도 빈번히 변경된다. 이렇게 변화무쌍한 환경 아래서, 발생된 문제의 원인 분석과 추적은 더욱 어려워졌다.

하지만 특허청은 비투엔컨설팅과 함께 데이터품질관리시스템을 구축해 이런 문제들을 해소했다. 시스템 도입 후, 업무 단계 간 데이터를 단단히 연결하면서 오류데이터를 찾아주는 데이터품질상시감시시스템의 기능은 더욱 부각됐다.

데이터 연결성을 강화하면서 특허청은 품질상시감시시스템에서 발견한 오류 데이터의 원인을 보다 정확히, 빠르게 추적하고 수정할 수 있었다.

◆ 데이터 품질관리 자동화 시스템 구성도

정리하면 품질관리 체계를 강화한 특허청은, 체계적인 BR도출과 전 직원의 데이터 품질 재고를 위한 노력, 신속한 오류 데이터 추적 및 수정 등의 결과물을 획득했다. 이를 통해 특허청은 고품질 특허 데이터를 확보했고, 나아가 높아진 한국 특허정보의 위상을 전세계에 알릴 수 있는 발판을 마련할 수 있었다.

[Plan] 2011년부터 데이터 품질 체계 선진화 돌입, 세계 최고 특허정보서비스 제공

지금까지 데이터품질관리 기반을 확실히 마련한 특허청은 앞으로 데이터 품질 중시 문화를 내부에 조성하는데 주력할 방침이다.

이를 위해 이 기관은 심사, 등록 등 오너십을 가진 부서의 우수 데이터 담당관에게 포상을 하거나, 품질개선활동 우수자를 해마다 선정해 특별한 혜택을 주는 등 다양한 포상 제도를 구상하고 있다.

이를 통해 향후 데이터 품질관리 성숙수준을 기존 레벨2에서 레벨3까지 한 단계 향상시키려는 포부를 품고 있다.

특허청은 또한 2011년부터 데이터 품질 체계화 선진화 작업을 진행할 예정이다. 이렇게 해서 글로벌 선진 5개국 특허청이란 명성에 걸맞게 세계 최고 수준의 특허정보서비스를 제공하고, 한국 특허청의 국제적 위상을 높일 방침이다.

<데일리그리드>