스마트워크에 이어 스마트협업이 기업 업무생산성 향상의 화두로 떠오르고 있다. 이 때문에 웹오피스, 모바일오피스, 그룹웨어, 전자결재, 업무관리시스템 등 수많은 스마트오피스 구현을 위한 제품이 대거 등장한 상태다.

스마트 오피스를 구현하기 위한 요구조건은 다양하지만, 이 글에선 서버단에서 솔루션 통합의 중요성을 중심으로 협업솔루션의 필요조건에 대해 알아본다. 스마트 오피스 제품들의 기능이 다양한데, 이 기능들이 하나의 서버에 통합되지 않으면 전직원의 업무 및 협업을 스마트하게 관리할 수 없기 때문이다.

관련 업계에 따르면 그동안 이러한 제품들을 통해 스마트오피스를 실현하려는 기업들은 스마트워크, 문서중앙화, 업무․협업관리 등을 아우르는 진정한 스마트협업을 이룰 수 없었다고 한다.
이런 문제점을 개선하기 위해 국내에서 스마트워크, 협업도구(그룹웨어, 메신저 등)뿐 아니라 협업관리시스템까지 제공하는 스마트협업솔루션이 등장했다.

스마트협업 솔루션이 되기 위한 조건은 생각보다 까다롭다. 먼저 ECM통합엔진을 기반으로 스마트워크, 문서중앙화를 실현하는 동시에 업무프로세스와 협업프로세스까지 함께 관리해주는 업무관리시스템이어야 효과적이다.

기업 내 진행되는 모든 업무이력은 업무관리시스템에 저장돼야 하고, 저장된 업무프로세스는 템플릿화되어 업무 가이드를 제시해야 한다. 또한 전 직원의 업무진행상황뿐 아니라 협업의 과정까지 가시적으로 보여줘야 소통 및 협업의 효율성을 높일 수 있다.

사용자 편의성을 위한 대시보드는 직관적이어야 한다. 업무의 등록, 지정, 분류, 메모, 할당, 기한설정, 조직 내 커뮤니케이션 과정 등이 하나의 대시보드에 가시적으로 보여져야 한다. 이를 통해 업무를 지시하는 CEO나 상사는 업무에 가담한 모든 지식근로자들의 업무 진행 과정을 단번에 파악한 후, 실시간 커뮤니케이션을 통한 적합한 정보 제공, 업무 수정 지시 등을 할 수 있다.

과거에는 업무 진행 과정을 파악하기 어려워 커뮤니케이션의 오류와 비효율적인 시간 지체로 생산력 저하가 발생했다면 솔루션 적용 후엔, 빠르고 효율적으로 업무를 처리해줘야 한다. 또한 한번 이뤄진 업무 프로세스는 차기 담당자나 다른 부서의 지식근로자가 활용할 수 있도록 통합ECM엔진에 저장, 프로그램화해 업무의 노하우 및 관련 정보를 쉽게 얻을 수 있도록 하는 것이 편리하다. 이렇게 해야 업무 인수인계를 대체하는 기능을 써 교육 및 인수인계 인력, 시간 등에 대한 비용을 줄일 수 있다.

또 우선순위에 따라 업무를 분류∙관리하는 기능이 제공되어 개인의 업무 능력 향상에도 도움을 줄 수 있어야 한다. 기존 업무관리시스템처럼 해야 할 일을 나열하는 서비스만을 제공해선 부족하며, 중요도와 시급성에 따라 분리되는 사분면 형식을 통해 업무를 분류∙지시하는 것이 효과적이다.

현재환 유와이즈원 대표는 ‘와이즈원스마트워크’가 앞서 열거한 협업 솔루션의 필요충분조건을 모두 만족시킬 수 있는 솔루션이라고 밝혔다.

와이즈원스마트워크는 협업의 흐름을 가시화해 관리하는 ‘가장 잘 일하는 방법’을 프로그램화해 저장, 업무프로세스를 지식자산화 시켰다. 서버단에서 솔루션 통합을 구현해 전직원의 업무 및 협업을 스마트하게 관리할 수 있다. 또 업무 프로세스를 템플릿으로 만들어 필요한 직원에게 업무가이드를 제시하고, 직관적인 대시보드를 적용해 사용자 편의성을 높이는 등 다양한 장점을 갖고 있다.

현 대표는 “스마트워크를 넘어서 스마트협업을 이룰 때 기업은 업무생산성 향상을 이룰 수 있다”면서 “기업 내 모든 지식 근로자의 업무 및 협업프로세스 관리를 통해 스마트협업을 이뤄 기업이 실질적인 생산력 향상을 이룰 수 있게 하는 것이 협업솔루션이 추구할 목표이며 동시에 유와이즈원의 목표”라고 말했다.